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Buchungen sind das Kernstück des FKS-Portals. Buchungen sind sowohl mit Kunden-/Adressdaten als auch mit Terminen, Veranstaltungen, Fahrkarten u. a. verknüpft.
Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit werden Buchungen im Normalfall nicht gelöscht sondern nur storniert.
Um leichter den Bearbeitungsstatus einer Buchung erkennen zu können, ist jeder Buchung ein Datenfeld „Status“ zugeordnet. Das Datenfeld wird indirekt bei bestimmten Änderungen einer Buchung geändert. Berechtigte Benutzer können das Datenfeld explizit ändern.
Folgende Status sind vorgesehen:
| Status | Index | Bedeutung |
|---|---|---|
| Bestellung | 0 | Die Bestellung ist weder in der Warteschlange für zurückgegebene Fahrkarten noch als Buchung angenommen. |
| Warten | 1 | Die Bestellung ist in der Warteschlange für zurückgegebene Fahrkarten. |
| angenommen | 2 | Die Bestellung ist angenommen (gebucht). Es ist die entsprechende Anzahl Plätze reserviert. |
| bearbeitet | 3 | Die Buchung wurde von einem Bearbeiter bearbeitet. |
| bestätigt | 4 | Dem Besteller wurde durch einen Bearbeiter die Annahme der Bestellung bestätigt. |
| Re. erstellt | 5 | Für die Buchung wurde die Rechnung als PDF-Datei erzeugt. |
| Re. per Post | 6 | Die Rechnung wurde per Post an den Besteller geschickt. |
| Re. per Mail | 7 | Die Rechnung wurde per Mail an den Besteller gesendet. |
| Stornierung | 10 | Die Beestellung wurde storniert. |
| Absage | 11 | Ein Bearbeiter hat dem Besteller mitgeteilt, dass die Bestellung nicht angenommen wurde bzw. die Fahrt nicht stattfindet. |
| Geld zurück | 15 | Dem Besteller wurde bereits eingezahltes Geld zurückerstattet z. B. aufgrund des Ausfalls einer Fahrt. |
Bei den Status 2 bis 7 werden, wenn für die entsprechenden Positionen Plätze bestellt wurden, Plätze durch Zuordnen von Fahrkarten reserviert.
Die Fahrkarten sind einem Zug zugeornet. Über die Funktion Wagen/Plätze bearbeiten lassen sich die Plätze zu Wagen zuordnen.
Es ist noch keine Funktion verfügbar, um eine Fahrkarte mit einer Nummer zu versehen und einem konkreten Platz zuzuordnen.
Für den Status der Bezahlung für eine Buchung gibt es ein separates Datenfeld. Für das Feld sind nur die Zustände „offen“ (o) und „bezahlt“ (b) vorgesehen.
Eine Buchung kann maximal fünf Positionen mit unterschiedlichen Preisen haben.1
Bei den Buchungen wird zwischen bestellten und gebuchten Plätzen unterschieden.
Die „bestellten“ Plätze sind die vom Besteller bestellten Plätze. Die „gebuchten“ Plätze sind die von einem Bearbeiter direkt oder indirekt eingetragenen Plätze.
Aus verschiedenen Gründen können sich die Anzahlen bestellt/gebucht unterscheiden. Gründe sind z. B.: