Berechtigte Benutzer des FKS-Portals können Rechnungen in Form von PDF-Dateien erstellen (siehe Rechnungen erstellen).
Die Rechnungen werden vom Portal automatisch erzeugt und auf dem WWW-Server gespeichert.
Für jeden Veranstaltungstermin legt das Portal einen Unterordner für die Rechnungen an.
Der Dateiname enthält die Rechnungsnummer, welche sich aus dem Veranstaltungstermin und einer für den Termin eindeutigen Nummer zusammensetzt.
Einzelne Rechnungen oder zu einer PDF-Datei zusammengefasste Rechnungsdateien können zum Ausdrucken herunter geladen werden (siehe Rechnungen drucken).
Das Portal gibt auch Unterstützung, um Rechnungen per Mail zu senden (siehe Rechnungen per Mail senden).
Bei bestimmten Aktionen (z. B. Adressänderung) werden bereits erstellte Rechnungen nicht automatisch aktualisiert. Das Portal gibt lediglich einen Hinweis auf die evtl. Notwendigkeit, Rechnungen neu zu erstellen.1
Im Anschluss an bestimmte Aktionen (z. B. Umbuchen) werden bereits erstellte Rechnungen gelöscht. In den Formularen zum Ausführen solcher Aktionen wird in der Regel auf das Löschen von Rechnungen hingewiesen.
Laut Gesetz besteht die Pflicht, von ausgegebenen Rechnungen ein Doppel für mindestens zehn Jahre aufzubewahren.
Von allen per Mail oder Post verschickten Rechnungen muss deshalb eine Kopie als Datei oder Ausdruck aufbewahrt werden.
Das FKS-Portal ist mangels Nachweis der Zuverlässigkeit nicht zum Aufbewahren von Rechnungskopien geeignet.
Eine neue Rechnung ist beispielsweise notwendig, wenn sich durch geänderte Kunden/Adressdaten die Postanschrift wesentlich geändert hat und der Versand der Rechnung per Post erfolgen soll.
