Dokumentation zur Verwaltung von Buchungen und Terminen

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5.8. Rechnungen per Mail senden

Um Rechnungen per Mail zu versenden, sind zwei Schritte notwendig.

Schritt 1: Auswahl der Buchungen
Schritt 2: Texte für E-Mail auswählen/bearbeiten

Auswahl der Buchungen

Falls man noch nicht die Buchungsliste aufgerufen hat, muss man diese über den Menüpunkt Buchungen > Buchungsliste aufrufen.
Durch Setzen des Hakens im Kontrollkästchen links wählt man die Buchungen aus, für welche eine Rechnung erstellt werden soll.

Durch Setzen der Filterregeln „> Re. erstellt“ und „< Re. per Mail“ für die Spalte „Buchungs-Status“ (siehe Buchungen filtern) kann man die angenommenen Buchungen ohne Rechnung filtern und zur Auswahl das Kontrollkästchen in der Kopfzeile anhaken.
Alternativ kann man eine gespeicherte Einstellung mit den Filterregeln laden (siehe Einstellungen speichern/laden/löschen).

Nach Auswahl der Buchungen betätigt man unter der Buchungsliste den Schalter .

Wenn unter den ausgewählten Buchungen keine Buchung mit einer bereits erstellten Rechnung ist oder zu den Buchungen mit Rechnung keine Mail-Adresse vorhanden ist, gibt das Portal Hinweise aus (s. Bild 1) und erneut die Buchungsliste.

Bild 1: Hinweis auf Auswahl von Buchungen ohne Rechnung bzw. Mail-Adresse

Enthält die vorgenommene Auswahl Buchungen Rechnungen und Mail-Adressen, gelangt man zum Formular für Schritt 2.

Druckliste anlegen < Rechnungen per Mail senden > Texte für E-Mail auswählen/bearbeiten