Dokumentation zur Verwaltung von Buchungen und Terminen

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5.9. Texte für E-Mail auswählen/bearbeiten

Bild 1: Informationen zu ausgewählten Buchungen¹

Hat man in der Buchungsliste Buchungen mit Rechnungen und Mail-Adressen ausgewählt und unter der Liste den Schalter betätigt, zeigt das Portal einige Informationen zur Auswahl an (s. Bild 1).
Unter dem Veranstaltungstermin befinden sich ein Auswahlfeld und drei Schalter zum Auswählen und Bearbeiten der Texte für die E-Mails (s. Bild 2).

Bild 2: Formular zur Auswahl und zum Bearbeiten der Texte für die E-Mails mit den Rechnungen

Durch Betätigen des Schalters oder wird der ausgewählte Text zum Ändern bzw. eine Kopie als neuer Text im Formular zum Bearbeiten der Texte angezeigt.

Texte sollten nur zur Korrektur geändert werden aber nicht zur Verwendung für eine andere Veranstaltung, damit auch nachträglich Rechnungen mit dem selben Text erstellt werden können.
Bei den Buchungen werden nicht die Rechnungstexte sondern nur die Identifikationsnummern des Sets der Texte gespeichert.

Zur Kontrolle enthält das Formular weitere Anzeigen.
Es werden die Kontaktdaten des Bearbeiters angezeigt. Diese Daten sind Bestandteil des Kopfes einer Rechnung (siehe Rechnungsmuster). Für jeden Benutzer des FKS-Portals wird ein individueller Satz Kontaktdaten gespeichert.
Die E-Mail-Einstellungen sind sind optional für das Versenden der Rechnungen.
Nach Betätigen des Schalters gelangt man zum Formular, mit dem die Kontaktdaten geändert werden können (siehe Kontaktdaten bearbeiten).

Angezeigt werden auch die Impressumsangaben des Vereins und die Bankverbindung. Diese Daten können nur über das Hauptmenü Verwaltung > Stammdaten (siehe Stammdaten bearbeiten) geändert werden.

Am Ende des Formulars befindet sich der Schalter , mit dem die Funktion zum Erzeugen und Senden der E-Mails ausgelöst wird.
Das Portal öffnet ein neues Fenster.

Wenn im neuen Fenster Fehlermeldungen erscheinen, ist eine mögliche Ursache, dass man aufgrund längerer Inaktivität automatisch als Benutzer des Portals abgemeldet wurde (siehe Abmelden automatisch).

In Abhängigkeit der Anzahl zu erstellender Rechnungen kann es einige Zeit dauern, bis im neuen Fenster etwas angezeigt wird.

Es liegen noch keine umfangreichen Erfahrungen darüber vor, wie viele Rechnungen das Portal in einem Vorgang senden kann.
Eventuell muss im 1. Schritt die Anzahl ausgewählter Buchungen reduziert werden.²

Bild 3: Inhalt des neuen Fensters nach Senden
der E-Mails mit den Rechnungen³

In dem neuen Fenster werden die Nummern der gesendeten Rechnungen angezeigt (s. Bild 3).

Jede Nachricht enthält neben den Kopfdaten eine Begrüßung, einen Einleitungstext, die Rechnungsdaten, die Bankverbindung, die Zusatzinformationen wie in der Rechnung, eine Grußformel und ein Signum mit Kontaktdaten sowie Impressum (s. Bild 3).
Die Rechnung wird als PDF-Datei angehangen.

From Mon Nov 27 12:07:55 2017
Date: Mon, 27 Nov 2017 10:53:43 +0000
To: Klaus Gottschling <mail@klaus-gottschling.de>
From: Stefan Göbel <fahrkarten@freundeskreis-selketalbahn.de>
Reply-To: mail@klaus-gottschling.de
Subject: Rechnung für_Fahrkarten des FKS zu 10.12.2017 – Nikolausfahrten in Selketal
Message-ID: <14f394d1c400fbba2824735796a4e97a@localhost>
X-Priority: 2
X-Mailer: PHPMailer 5.2.19 (https://github.com/PHPMailer/PHPMailer)
X-Priority: 2
Importance: Medium High
MIME-Version: 1.0

Sehr geehrter Herr Gottschling,

Als Anhang senden wir Ihnen die Rechnung für die beim Freundeskreis
Selketalbahn e. V. bestellten Fahrkarten.
Zum Ansehen und Ausdrucken der PDF-Datei benötigen Sie ein
entsprechendes Programm (z. B. Adobe Reader
http://get.adobe.com/de/reader/).

----------------------------------------------------------------------
Rechnungs-Nr.: 2017-12-10_1003
Kunden-Nr.: 1445

Nikolausfahrten ins Selketal am 10.12.2017

----------------------------------------------------------------------
Pos.	Anzahl	Bezeichnung		Preis in €	ges. Preis
----------------------------------------------------------------------
1	1	pro Person ab 11 Jahre	    26,00	     26,00
2	1	Hund(e)	    13,00	     13,00
----------------------------------------------------------------------
						Summe	     39,00
======================================================================

Bitte zahlen Sie den Betrag von 39,00 € bis zum 09.12.2017 auf
unser Konto ein.

IBAN:			DE61 8105 2000 0349 7663 39
BIC:			NOLADE21HRZ
Verwendungszweck:	2017-12-10_1003
ZahlungsempfÃ¤nger:	Freundeskreis Selketalbahn e. V. (FKS)



======================================================================

Die Sitzplätze sind mit dem Namen des Bestellers gekennzeichnet. Sie
werden durch Vereinsmitglieder beim Einsteigen eingewiesen.
Ihre Fahrkarten erhalten Sie im Zug.
Der Sonderzug wird ganztägig mit Speisen und Getränken
bewirtschaftet. Der Sonnenuntergang auf dem Brocken ist um 19:43 Uhr.

Abfahrt Gernrode:13:00 Uhr
Ankunft Gernrode: ca. 00:30 Uhr



Mit freundlichen Grüßen

Stefan Göbel
stv. Vorsitzender

---- 1 Anhang fks_re_2017-12-10_1_003.pdf ----

--
Tel.: 039296 50007
Tel.: 0176 83050262 (ab 18 Uhr)

Freundeskreis Selketalbahn e. V.
Gernrode
Otto-Franke-Straße 2
06485 Quedlinburg

Sitz: Quedlinburg, Ortsteil Gernrode
Amtsgericht Stendal
VR 40923

Vorstand (§ 26 BGB):
Steffen Rienecker (Vorsitzender),
Lutz Barthel,
Stefan Göbel,
Andreas Studte,
Grit Zeckai

USt.: DE 11714304625

www.selketalbahn.de
info@selketalbahn.de

Bild 3: Beispiel einer E-Mail mit Rechnung

Durch Klick auf den Schalter schließt sich das Fenster.

Man sollte das Browser-Fenster im Normalfall mittels des Schalters und nicht auf andere Weise schließen. Neben dem Schließen des Fensters löst der Schalter auch das Anzeigen der aktualisierten Buchungsliste aus.

Bei den Buchungen, für die eine E-Mail mit Rechnung gesendet wurde, ändert das Portal den Status der Bearbeitung auf „Re. per Mail“.

Im Beispiel wurde eine Buchung ausgewählt, die den Status „angenommen“ und somit noch keine Rechnung besitzt.

Laut Konfiguration des WWW-Servers von „1 & 1“ beträgt die maximale Ausführungszeit eines PHP-Scripts 50 000 Sekunden (13:53:20 Stunden). Demnach sollte das Skript zum Senden der Rechnungen mit einer großen Anzahl Buchungen zurecht kommen.

Die Rechnungsnummer besteht aus dem Datum des Veranstaltungstermins, einem Unterstrich, einer Termin-Nummer und einer dreistelligen fortlaufenden Nummer. Die Termin-Nummer ist notwendig, falls an einem Tag nicht nur eine Veranstaltung stattfindet oder für eine Veranstaltung mehrere Buchungslisten – z. B. eine gesonderte Liste für Autobegleiter – vorhanden sind.

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