Doppelte Adressen entstehen in der Regel durch das Entfernen doppelter Kundendaten. Dabei wird das Formular zum Entfernen doppelter Adressen automatisch aufgerufen.
Um das Formular zum Entfernen doppelter Adressen explizit aufzurufen, muss man zuerst im Hauptmenü Kunden/Adressen aufrufen (s. Allgemeines zur Adressliste).
In der Adressliste (s. Bild 1) muss man dann bei zwei Zeilen mit der selben Kundennummer das Kontröllkästchen vor der Zeile anhaken.
Bild 1: Ausschnitt der Liste der Kunden/Adressen
Damit nicht ungewollt durch vorhergehende Aktionen weitere Zeilen markiert sind, kann man vor dem Auswählen der zwei Zeilen durch Anklicken des Kontrollkästchens in der Zelle links oben alle Häkchen entfernen.
Nach Betätigen des Schalters wird das Formular zum Zusammenfassen von zwei Adressdaten angezeigt.
Im oberen Teil des Formulars sind die Adressdaten der beiden Datenbankeinträge gegenübergestellt (s. Bild 2).
Hat man statt zwei verschiedenen Adressen eines Kunden zwei verschiedener Kundendatensätze ausgewählt (Kunden-Nr. bzw. Kunden-ID verschieden), wird das Formular zum Entfernen doppelter Kundendaten aufgerufen.
Bild 2: oberer Teil des Formulars zum Zusammenfassen von Aressdaten
Durch Setzen des Auswahlknopfes entscheidet man, welcher Datensatz erhalten bleibt und welche Adressdaten in das Formular unten übernommen werden.
Wenn man die Auswahl ändert, wird das Formular neu aufgebaut. Im unteren Teil vorgenommene Änderungen gehen verloren!
Im mittleren Teil des Formulars werden einige Kundendaten angezeigt.
Im unteren Teil des Formulars sind die Felder mit den ausgewählten Adressdaten enthalten (s. Bild 3). Dadurch können die Adressdaten aktualisiert und bei Bedarf aus den zu löschenden Adressdaten Angaben übernommen werden.
Bild 3: unterer Teil des Formulars zum Zusammenfassen von Adressdaten
Nach Betätigen des Schalters führt das Portal eine Reihe von Aktionen aus.
Der zu erhaltende Adressdatensatz wird aktualisiert. Alle Buchungen zu dem zu löschenden Adressdatensatz werden den zu erhaltenden Adressdaten zugeordnet. Bei den Kundendaten wird die zu erhaltede Adress_ID als die zuletzt verwendete Adresse eingetragen.1 Abschließend wird der zu löschende Adressdatensatz aus der Datenbank entfernt.
Bereits vorhandene Rechnungen mit der gelöschten Adresse werden der erhaltenen Adresse zugeordnet. Die Adresse in der Rechnung stimmt eventuell nicht mit der Adresse in der Datenbank überein.
Bei Bedarf müssen Rechnungen neu erstellt werden.
Es können nur jeweils zwei Adressdatensätze zu einem Datensatz zusammengefasst werden.
Ist eine Adresse mehr als zweimal mit gleicher Kundennummer in der Kunden-/Adressliste enthalten, muss man den Vorgang entsprechend oft wiederholen.
In den Formularen zum Erstellen/Bearbeiten von Buchungen wir die letzte verwendete Adresse eines Kunden in Schwarz und die anderen alternativen Adressen in Grau angezeigt.
