Wenn ein Kund mehrfach per WWW-Formular Fahrkarten bestellt oder ohne Prüfung, ob der Kunde schhon in der Datenbank geführt wird, für eine Buchung ein neuer Kunde eingetragen wird, dann gibt es den Kunden mit dem selben Namen mit mehreren Kundennummern.
Zwecks Einsparung von Speicherplatz und zum Verbessern der Übersichtlichkeit, sollten doppelt vorhandene Kundendaten (Duplikate) zusammengefasst werden.
Das Entfernen doppelter Kundendaten sollte vor dem Erstellen von Rechnungen vorgenommen werden, damit in der Rechnung die aktuelle Kundennummer enthalten ist.
Zum Zusammenfassen von Kundendaten muss man zuerst im Hauptmenü Kunden/Adressen aufrufen (s. Allgemeines zur Adressliste).
In der Adressliste (s. Bild 1) sind dann die Kontröllkästchen vor den zwei Zeile anzuhaken, die zusammengefasst werden sollen.
Bild 1: Ausschnitt der Liste der Kunden/Adressen
Damit nicht ungewollt durch vorhergehende Aktionen weitere Zeilen markiert sind, kann man vor dem Auswählen der zwei Zeilen durch Anklicken des Kontrollkästchens in der Zelle links oben alle Häkchen entfernen.
Nach Betätigen des Schalters wird das Formular zum Zusammenfassen von zwei Kundenfaten angezeigt.
Im oberen Teil des Formulars sind die Kundendaten der beiden Datenbankeinträge gegenübergestellt (s. Bild 2).
Hat man statt zwei verschiedener Kundendatensätze zwei verschiedene Adressen eines Kunden ausgewählt (Kunden-Nr. bzw. Kunden-ID gleich), wird das Formular zum Entfernen doppelter Adressen aufgerufen.
Bild 2: oberer Teil des Formulars zum Zusammenfassen von Kundendaten
Durch Setzen des Auswahlknopfes entscheidet man, welcher Datensatz erhalten bleibt und welche Kundendaten in das Formular unten übernommen werden.
Wenn man die Auswahl ändert, wird das Formular neu aufgebaut. Im unteren Teil vorgenommene Änderungen gehen verloren!
Im unteren Teil des Formulars sind die Felder mit den ausgewählten Kundendaten enthalten (s. Bild 3). Dadurch können die Kundendaten aktualisiert und bei Bedarf aus den zu löschenden Kundendaten Angaben übernommen werden.
Bild 3: unterer Teil des Formulars zum Zusammenfassen von Kundendaten
Nach Betätigen des Schalters führt das Portal eine Reihe von Aktionen aus.
Der zu erhaltende Kundendatensatz wird aktualisiert. Im Feld „Bemerkungen des Bearbeiters“ wird ein Hinweis auf die ursprünglich vorhandene Kundennummer angefügt. Alle Adressen und Buchungen zu dem zu löschenden Kundendatensatz werden den zu erhaltenden Kundendaten zugeordnet. Abschließend wird der zu löschende Kundendatensatz aus der Datenbank entfernt.
Bereits vorhandene Rechnungen mit der gelöschten Kundennummer werden der erhaltenen Kundennummer zugeordnet. Die Kundennummer in der Rechnung stimmt folglich nicht mit der Kundennummer in der Datenbank überein.
Bei Bedarf müssen Rechnungen neu erstellt werden.
Es können nur jeweils zwei Kundendatensätze zu einem Datensatz zusammengefasst werden.
Ist ein Kunde mehr als zweimal mit verschiedener Kundennummer in der Kundenliste enthalten, muss man den Vorgang entsprechend oft wiederholen.
