Dokumentation zur Verwaltung von Buchungen und Terminen

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6.2. Mail-Texte erstellen/bearbeiten

Wenn man unter der Liste der Kundenadressen oder der Buchungsliste den Schalter Nachricht senden betätigt, wird das Formular zum Auswählen und Bearbeiten der Mail-Texte angezeigt.
Oben werden Informationen zu den ausgewählten Kundenadressen/Buchungen angezeigt (siehe Bild 1 und Bild 2).

Bild 1: Informationen zu den ausgewählten Kundenadressen

Bild 2: Informationen zu den ausgewählten Buchungen

Nur wenn die Auswahl in der Buchungsliste vorgenommen wurde, enthält das Formular den Veranstaltungstermin.
Im oberen Teil des Formulars befinden sich ein Auswahlfeld und drei Schalter zum Auswählen und Bearbeiten der Texte für die E-Mails (s. Bild 3).

Bild 3: Formular zur Auswahl und zum Bearbeiten der Texte für die E-Mails

Durch Betätigen des Schalters oder wird der ausgewählte Text zum Ändern bzw. eine Kopie als neuer Text im Formular zum Bearbeiten der Texte angezeigt.

Zur Kontrolle enthält das Formular weitere Anzeigen.
Es werden die Kontaktdaten des Bearbeiters angezeigt. Für jeden Benutzer des FKS-Portals wird ein individueller Satz Kontaktdaten gespeichert.
Die E-Mail-Einstellungen sind sind optional für das Senden von Nachrichten.
Nach Betätigen des Schalters gelangt man zum Formular, mit dem die Kontaktdaten geändert werden können (siehe Kontaktdaten bearbeiten).

Angezeigt werden auch die Impressumsangaben des Vereins und die Bankverbindung. Diese Daten können nur über das Hauptmenü Verwaltung > Stammdaten (siehe Stammdaten bearbeiten) geändert werden.

Am Ende des Formulars befindet sich der Schalter , mit dem die Funktion zum Erzeugen und Senden der E-Mails ausgelöst wird.
Das Portal öffnet ein neues Fenster.

Wenn im neuen Fenster Fehlermeldungen erscheinen, ist eine mögliche Ursache, dass man aufgrund längerer Inaktivität automatisch als Benutzer des Portals abgemeldet wurde (siehe Abmelden automatisch).

In Abhängigkeit der Anzahl Nachrichten kann es einige Zeit dauern, bis im neuen Fenster etwas angezeigt wird.

Es liegen noch keine umfangreichen Erfahrungen darüber vor, wie viele Nachrichten das Portal in einem Vorgang senden kann.
Eventuell muss die Anzahl ausgewählter Kundenadressen/Buchungen reduziert werden.¹

Bild 4: Inhalt des neuen Fensters nach Senden
der E-Mails

In dem neuen Fenster werden die Kundennummern bzw. Buchungsnummern angezeigt (s. Bild 4).

Erfolgte die Auswahl der Empfänger einer Nachricht in der Liste der Kundenadressen, dann wird an eine Mail-Adresse, welche in der Auswahl mehrmals enthalten ist, nur eine Nachricht gesendet.

Jede Nachricht enthält neben den Kopfdaten eine Begrüßung, einen Text, eine Grußformel und ein Signum mit Kontaktdaten sowie Impressum.

Durch Klick auf den Schalter schließt sich das Fenster.

Laut Konfiguration des WWW-Servers von „1 & 1“ beträgt die maximale Ausführungszeit eines PHP-Scripts 50 000 Sekunden (13:53:20 Stunden). Demnach sollte das Skript zum Senden der Rechnungen mit einer großen Anzahl Buchungen zurecht kommen.

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