Im 3. Schritt zum Erstellen von Rechnungen muss man nur noch nach Kenntnisnahme des Hinweises, dass bei den im 1. Schritt ausgewählten Buchungen bereits vorhandene Rechnungen ersetzt werden, den Schalter Rechnungen erstellen anklicken (s. Bild 1).
Es wird ein neues Browser-Fenster geöffnet.
Wenn im neuen Fenster Fehlermeldungen erscheinen, ist eine mögliche Ursache, dass man aufgrund längerer Inaktivität automatisch als Benutzer des Portals abgemeldet wurde (siehe Abmelden automatisch).
In Abhängigkeit der Anzahl zu erstellender Rechnungen kann es einige Zeit dauern, bis im neuen Fenster etwas angezeigt wird.
Es liegen noch keine umfangreichen Erfahrungen darüber vor, wie viele Rechnungen das Portal in einem Vorgang erstellen kann.
Eventuell muss im 1. Schritt die Anzahl ausgewählter Buchungen reduziert werden.1
Bild 1: Inhalt des neuen Fensters nach Erstellen der Rechnungen2
Das Portal legt – falls noch nicht geschehen – im Ordner „rechnungen“ einen Unterordner3 für den Veranstaltungstermin an. Die Rechnungen werden als PDF-Datei erzeugt und in dem Unterordner zum Veranstaltungstermin abgelegt.
Im neuen Fenster zeigt das Portal die Nummern der erzeugten Rechnungen4 an.
Durch Klick auf den Schalter schließt sich das Fenster.
Man sollte das Browser-Fenster im Normalfall mittels des Schalters und nicht auf andere Weise schließen. Neben dem Schließen des Fensters löst der Schalter auch das Anzeigen der aktualisierten Buchungsliste aus.
Bei den Buchungen, für die eine Rechnung erstellt wurde, ändert das Portal den Status der Bearbeitung auf „Re. erstellt“.
Die Rechnungsnummer besteht aus dem Datum des Veranstaltungstermins, einem Unterstrich, einer Termin-Nummer und einer dreistelligen fortlaufenden Nummer. Die Termin-Nummer ist notwendig, falls an einem Tag nicht nur eine Veranstaltung stattfindet oder für eine Veranstaltung mehrere Buchungslisten – z. B. eine gesonderte Liste für Autobegleiter – vorhanden sind.
Laut Konfiguration des WWW-Servers von „1 & 1“ beträgt die maximale Ausführungszeit eines PHP-Scripts 50 000 Sekunden (13:53:20 Stunden). Demnach sollte das Skript zum Erstellen der Rechnungen mit einer großen Anzahl Buchungen zurecht kommen.
