Dokumentation zur Verwaltung von Buchungen und Terminen

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4.4. Neue Adresse erfassen

Man kann im Hauptmenü Kunden/Adressen aufrufen und in der Adressliste bei dem Kunden den Schalter betätigen, um das Formular zum Bearbeiten der Kundedaten (s. Kundendaten ändern) zu öffnen. Am Ende des Formulars befindet sich der Schalter .
In den Formularen zum Hinzufügen und Bearbeiten von Buchungen ist im Abschnitt „Auswahl des Kunden“ auch der Schalter vorhanden.

Statt eine vorhandene Adresse zu ändern sollte eine neue Adresse hinzugefügt werden, wenn sich z. B. durch Heirat der Name des Kunden geändert hat, durch Umzug oder Eingemeindung sich die Adresse geändert hat oder der Kunde zeitweilig die Post z. B. an seine Urlaubsadresse geschickt haben möchte.

Das Formular zum Hinzufügen einer neuen Adresse enthält oben die Kundennummer und den Namen des Kunden. Darunter stehen im Bereich „Adresse“ die Formularfelder für die Adressdaten (s. Bild 1).

Bild 1: Formular zum Hinzufügen einer Adresse

Bei „Hinweis“ muss ein Text zur Identifizierung der Adresse eingegeben werden. Der Text dient als Hinweis/Unterscheidungsmerkmal, wenn es mehrere Adressen für einen Kunden gibt.

Im Feld „Adresszusatz“ sind bei Bedarf Ergänzungen zur Adresse einzutragen. Das kann z. B. bei Urlaubsadressen der Name des Vermieters („bei Familie Müller“) sein. In dem Feld können Angaben zum Gebäude (z. B. bei Adressen in den Niederlanden) eingetragen werden.

Die Angabe eines Ortsteils muss als letzte Zeile des Adresszusatzes erfolgen, damit diese im Anschriftenfeld über der Straße steht.
Die Abkürzung „OT“ ist überflüssig.
Die Anngabe des Ortsteils hinter dem Ort (z. B. Quedlinburg/OT Gernrode) entspricht nicht den Regeln der Deutschen Post AG für maschinenlesbare Anschriften.

Im Feld „Anschriftenfeld“ ist die Postanschrift so einzutragen, wie sie auf der Rechnung erscheinen soll.
Nach Anklicken des Symbols öffnet sich ein Fenster mit Hinweisen zum Anschriftenfeld.
Durch Betätigen des Schalters wird aus den Angaben in den anderen Feldern eine Anschrift generiert.¹
Auf der WWW-Seite der Deutschen Post AG ist erläutert, wie eine maschinenlesbare Postanschrift aussehen soll.² Bei sekretaria.de findet man weitere Hinweise, wie eine formell und höflich korrekte Anschrift speziell bezüglich Anrede, Ttitel und Funktion aussehen sollte.

Damit das Anschriftenfeld in das Fenster eines Briefumschlags passt, sollte es maximal sechs Zeilen enthalten.

Bei Auslandsanschriften muss das Land in internatiomaler Schreibweise einzugeben. Die deutsche Landesbezeichnung kann optional angefügt werden (z. B. „Netherlands/Niederlande“).

Nach Betätigen des Schalters werden die Daten geprüft. Wenn keine Beanstandungen bestehen, speichert das Portal die Adresse. Anschließend kehrt das Portal zu dem Formular zurück, von dem aus das Hinzufügen der Adresse ausgelöst wurde.

Die Anschrift wird ind der für die Bundesrepublik Deutschland geltenden Form zusammengesetzt. Für Auslandsanschriften muss die Anschrift ggf. manuell nachbearbeitet werden. Hinweise siehe Informationen der Deutschen Post AG.

Wenn eine Anschrift nicht maschinenlesbar ist wird die Postsendung in den Briefverteilzentren aussortiert und einer gesonderten Behandlung unterzogen, was eine spätere Zustellung beim Empfänger zur Folge haben kann.

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