Der Schalter ist in verschiedenen Formularen enthalten. Er steht unter der Adressliste und in den Formularen zum Hinzufügen und Bearbeiten von Buchungen.
Bevor ein neuer Kunde hinzugefügt wird, sollte geprüft werden, ob der Kunde eventuell bereits in der Datenbank geführt wird, um mehrfache Einträge zu einem Kunden zu vermeiden.
Viele WWW-Browser besitzen eine Suchfunktion, die man zur Suche nach Nachnamen, Orten, Postleitzahlen, Straßennamen u. a. in der Adressliste angezeigten Spalten nutzen kann.1
Wenn sich der Name eines Kunden geändert hat, dann sollte kein neuer Kunde angelegt werden. Der Name sollte innerhalb der Kundendaten geändert und eine neue Adresse mit dem neuen Namen angelegt werden.
Wenn sich die Adresse eines Kunden geändert hat, dann sollte kein neuer Kunde hinzugefügt werden sondern nur eine neue Adresse (s. Neue Adresse erfassen).
Das Formular zum Hinzufügen eines neuen Kunden besteht aus zwei Teilen.
Der obere Teil „Kunde“ enthält die Felder für die Kundendaten (s. Bild 1).
Der untere Teil „Adresse“ enthält die Felder für eine Adresse des Kunden.
Bild 1: Teil „Kunde“ des Formulars zum Hinzufügen eines Kunden
Bei langen Namen (mehr als 12 Buchstaben), sollte ein bedingter Trennstrich eingefügt werden, damit der Name bei wenig Platz (z. B. beim Sitzplatzspiegel) vernünftig angezeigt wird.
Alternativ kann man ein Gleichheitszeichen („=“) eingeben, das vom Portal durch einen bedingten Trennstrich ersetzt wird.
Im Teil „Adresse“ (s. Bild 2) muss bei „Hinweis“ ein Text zur Identifizierung der Adresse eingegeben werden. Der Text dient als Hinweis/Unterscheidungsmerkmal, falls dem Kunden später weitere Adressen zugeordnet werden.
Bild 2: Teil „Kunde“ des Formulars zum Hinzufügen eines Kunden
Im Feld „Adresszusatz“ sind bei Bedarf Ergänzungen zur Adresse einzutragen. Das kann z. B. bei Urlaubsadressen der Name des Vermieters („bei Familie Müller“) sein.
Die Angabe eines Ortsteils muss als letzte Zeile des Adresszusatzes erfolgen, damit diese im Anschriftenfeld über der Straße steht.
Die Abkürzung „OT“ ist überflüssig.
Die Anngabe des Ortsteils hinter dem Ort (z. B. Quedlinburg/OT Gernrode) entspricht nicht den Regeln der Deutschen Post AG für maschinenlesbare Anschriften.
Im Feld „Anschriftenfeld“ ist die Postanschrift so einzutragen, wie sie auf der Rechnung erscheinen soll.
Nach Anklicken des Symbols öffnet sich ein Fenster mit Hinweisen zum Anschriftenfeld.
Durch Betätigen des Schalters wird aus den Angaben in den anderen Feldern eine Anschrift generiert.2
Auf der WWW-Seite der Deutschen Post AG ist erläutert, wie eine maschinenlesbare Postanschrift aussehen soll.3 Bei sekretaria.de findet man weitere Hinweise, wie eine formell und höflich korrekte Anschrift speziell bezüglich Anrede, Ttitel und Funktion aussehen sollte.
Damit das Anschriftenfeld in das Fenster eines Briefumschlags passt, sollte es maximal sechs Zeilen enthalten.
Bei Auslandsanschriften muss das Land in internatiomaler Schreibweise einzugeben. Die deutsche Landesbezeichnung kann optional angefügt werden (z. B. „Netherlands/Niederlande“).
Nach Betätigen des Schalters werden die Daten geprüft. Wenn keine Beanstandungen bestehen, speichert das Portal den Kunden und die Adresse. Anschließend kehrt das Portal zu dem Formular zurück von dem aus das Hinzufügen des Kunden ausgelöst wurde.
Die Anschrift wird ind der für die Bundesrepublik Deutschland geltenden Form zusammengesetzt. Für Auslandsanschriften muss die Anschrift ggf. manuell nachbearbeitet werden. Hinweise siehe Informationen der Deutschen Post AG.
Wenn eine Anschrift nicht maschinenlesbar ist wird die Postsendung in den Briefverteilzentren aussortiert und einer gesonderten Behandlung unterzogen, was eine spätere Zustellung beim Empfänger zur Folge haben kann.
öffnet sich ein Fenster mit Hinweisen zum Anschriftenfeld.