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3.4. Buchung bearbeiten

Um eine einzelne Buchung zu bearbeitn, betätigt man den Schalter links in der Zeile der Buchungsliste.
Alternativ kann man die Liste der Kunden/Adressen (Menüpunkt Kunden/Adressen) aufrufen (s. Adressliste), für einen Kunden den Schalter anklicken und dann in der Buchungsliste des Kunden den Schalter vor der Buchung betätigen.

Im oberen Teil des Formulars zum Bearbeiten von Buchungen stehen die Adressdaren des Kunden (s. Bild 1).
Es werden nur die Adressen des Kunden in der Adressliste angezeigt.
Bei mehreren Adressen kann man die Adresse auswählen, welche in der Rechnung angegeben werden soll.


Bild 1: Formular mit Adressdaten der Buchung

Unter der Adressliste sind Schalter für verschiedene Funktionen vorhanden.
Durch Betätigen des Schalters ruft man das Formular zum Bearbeiten der Kundendaten (Name, Mobiltelefon, Mail)-Adresse) auf.
Wenn sich durch Umzug die Adresse geändert hat oder eine Urlaubsadresse hinzugefügt werden soll, dann betätigt man den Schalter , um das entsprechende Formular anzuzeigen (s. Neue Adresse erfassen).
Der Schalter dient dem Bearbeiten der in der Adressliste ausgewählten Adresse.

Eine Adresse sollte nur bearbeitet werden, wenn diese Fehler enthält bzw. falsch ist.
Bei Umzug sollte die neue Adresse hinzugefügt werden, damit vorhandene Rechnungen und die Adressdaten zueinander passen.

Nach Betätigen des Schalters kann man die Buchung einem anderen Kunden zuordnen (s. Buchungen umbuchen).

Bei „Termin“ wird der Veranstaltungstermin angezeigt.
Die Buchung kann nach Betätigen des Schalters auf einen anderen Termin/eine andere Veranstaltung umgebucht werden (s. Buchungen umbuchen).


Bild 2: Positionen der Buchung

Die Bedeutung der Felder im Formularteil „Buchung“ sind bei Neue Buchung erläutert.
Gegenüber dem Formular für eine neue Buchung gibt es nur den Unterschied, dass bei den Positionen (Anzahl Plätze/Fahrplanunterlagen) in Klammern die Anzahl steht, welche beim Hinzufügen der Buchung angegeben wurden (s. Bild 2).


Vom Kunden bei der WWW-Bestellung angegebene Sitzplatzwünsche sollten vom Feld „Bemerkungen des Bestellers“ in das Feld „Sitzplatzwunsch“ kopiert werden.
Sind die Fahrkarten als Geschenk gedacht, dann sollte im Feld „Name des Teilnehmers“ der Name des Beschenkten eingetragen werden.
Wenn die Felder „Sitzplatzwunsch“ und „Name des Teilnehmers“ konsequent genutzt werden, können sie das Zuordnen von Fahrkarten/Reservierungen zu Wagen (s. Wagen/Plätze bearbeiten) und das Erstellen eines Sitzplatzspiegels (siehe Plätze vergeben) erleichtern.

Wenn man den Status „Re. erstellt“, „Re. per Post“ oder „Re. per Mail“ wählt wird nicht automatisch eine Rechnung erzeugt oder gar gesendet.

Nach dem Ändern des Buchungsstatus auf „Bestellung“, „Warten“, „Stornierung“ o. a. wird eine bereits erstellte Rechnung nicht gelöscht.

In den Fällen, bei denen der Buchungsstatus Platzreservierungen erfordert, fügt das Portal bei Erhöhung der Anzahl Plätze Reservierungen (Fahrkarten) hinzu und verringert bei Verringerung der Anzahl Plätze die Platzreservierungen (Löschen von Fahrkarten).

Die Buchungsstatus „Bestellung“, „Warten“, „Stornierung“, „abgesagt“ und „Geld zurück“ bewirken, dass keine Plätze reserviert werden. Vorhandene Reservierungen für die bearbeitete Buchung werden gelöscht.
Bei Buchungsstatus „angenommen“, „bearbeitet“, … „Re. per Mail“ erfolgt – falls noch nicht geschehen – die Platzreservierung.

Im Formularteil „Reservierung“ (s. Bild 3) stehen Informationen zur Reservierung.
Da die Funktionen zum Zuordnen von Fahrkarten und zum Zuordnen von Platznummern noch nicht verfügbar sind, steht für Fahrkarten und Plätze „k. A.“ (keine Angabe).


Bild 3: Informationen zur Platzreservierung und Rechnung im Buchungsformular

Das Zuordnen von Platzreservierungen (Fahrkarten) zu Wagen erfolgt über die Funktion „Wagen/Plätze bearbeiten“.

Im Formularabschnitt „Rechnung“ stehen Daten zur Rechnung. Falls der Benutzer berechtigt ist, kann er den Status der Bezahlung ändern.
Wenn schon einmal eine Rechnung erstellt wurde, werden die verkürzte Nummer als Verweis auf die PDF-Datei, das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel angezeigt.
Hinter „Auswahl der Rechnungstexte“ stehen die Schlüsselnummer und die Kennzeichnung der in der Rechnung verwendeten Textbausteine. Durch Betätigen des Schalters kann man sich die Texte ansehen.

Wurden für die Rechnung relevante Daten (Adresse, Platzanzahl, Text für Rabatt) geändert, löscht das Portal eine eventuell vorhandene Rechnung. Die Rechnung muss neu erstellt werden (s. Rechnungen erstellen).

Hat man die Anzahl Plätze geändert, setzt das Portal nach Betätigen des Schalters automatisch den Buchungsstatus auf „bestätigt“. Im Arbeitsbereich wird ein entsprechender Hinweis (s. Bild 4) ausgegeben.


Bild 4: Hinweis auf den geänderten Buchungsstatus nach dem Bearbeiten einer Buchung


 
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