Mit „Mehrfachbuchungen“ ist gemeint, dass zu einem Veranstaltungstermin mehrere Buchungen zur selben Kundenummer eingetragen sind.
Ein häufiger Grund für mehrfache Buchungen ist, das ein Besteller nachträglich zusätzliche Plätze bestellt hat.
Wenn die Stationen des Zu-/Ausstiegs nicht identisch sind, dann sollten die Buchungen nicht zusammengefasst werden. Statt dessen sollte im Feld „Sitzplatzwunsch“ der Buchungen ein Hinweis auf die andere Buchung eingetragen werden.
Das Zusammenfassen von Buchungen ist die einzige Aktion bei der die Rechnungen (PDF-Dateien) und die als 2. Buchung ausgewählte Buchung gelöscht wierden.
Wenn das Löschen nicht gewünscht ist, kann man eine Buchung entsprechend bearbeiten und die andere Buchung stornieren.
Da es das Zuweisen von Reservierungen zu Wagen erleichtert und bei Versand der Rechnungen per Post Porto spart, sollten die Buchungen eines Kunden zu einer Buchung zusammengefasst werden.
In der Buchungsliste sind Mehrfachbuchungen eines Kunden durch fette Schrift hervorgehoben (s. Bild 1).
Bild 1: Mehrfachbuchungen in der Buchungsliste eines Veranstaltungstermins
Ist ein Kunde mit verschiedenen Kundennummern in der Datenbank eingetragen1, müssen die Buchungen zuerst auf eine Kundennummer umgebucht werden (s. Buchungen umbuchen), bevor die Buchungen zusammengefasst werden können.
Auch wenn es etwas mehr Arbeit macht, sollten Buchungen so zusammengefasst werden, dass es jeden Kunden und jede Adresse nur einmal in der Datenbank gibt. Das erhöht die Übersichtlichkeit, vermeidet eine unnötig aufgeblähte Datenbank und macht das FKS-Portal schneller.
Wenn man die Buchungsliste nach den Namen der Besteller/Kunden sortiert, erkennt man einfacher Buchungen eines Kunden mit mehreren Kundennummern (s. Einstellungen der Liste).
Bild 2: Information unter der Buchungsliste über Mehrfachbuchungen
Gibt es in der Buchungsliste eines Veranstaltungstermins mehrfache Buchungen eines Kunden, dann weist eine Zeile unter der Liste darauf hin (s. Bild 2).
Um die Mehrfachbuchungen zusammenfassen zu können, muss meine eine Buchung mittels Auswahlkästchen markieren und dann den Schalter betätigen.
Das Formular zum Bearbeiten von Mehrfachbuchungen enthält zunächst Angaben zum Kunden.
Im Formularabschnitt „Buchungen“ ist eine Liste enthalten mit den Buchungen des Kunden zu dem Veranstaltungstermin (s. Bild 3).
Bild 3: Liste mit Mehrfachbuchungen
Wie in der Buchungsliste selbst kann man mit dem Schalter eine Buchung stornieren und mit dem Schalter die Buchung bearbeiten (s. Buchung bearbeiten).
Zum Zusammenfassen von zwei Buchungen wählt man in der Spalte „1.“ mittels Auswahlknopf die Buchung aus, welche die Basis für die zusammengefasste Buchung bilden soll. In Spalte „2.“ wählt man die Buchung aus, welche in die 1. Buchung eingefügt werden soll.2
Man kann noch den Buchungsstatus der zusammengefassten Buchung auswählen, bevor man den Schalter betätigt.
Es können immer nur zwei Buchungen zu einer Buchung zusammengefasst werden.
Sind mehr als zwei Mehrfachbuchungen vorhanden, muss man die Schritte zum Zusammenfassen entsprechend wiederholen.
Hat man einen Buchungsstatus mit Platzreservierun (z. B. „bearbeitet“) gewählt, ordnet das Portal bereits reservierte Plätze (Fahrkarten) der 1. Buchung zu. Hatte eine der beiden Buchungen einen Buchungsstatus ohne Reservierung, fügt das Portal die erforderliche Anzahl Fahrkarten hinzu.
Wählt man als neuen Buchungsstatus einen Status ohne Reservierung (z. B. „Warten“), dann werden vorhandene Fahrkarten gelöscht.
Das Portal ergänzt das Datenfeld „Bemerkungen des Bearbeiters“ mit Informationen zum Zusammenfassen von zwei Buchungen (s. Bild 4)
Es werden der Buchungszeitpunkt der 2. Buchung, die ursprünglichen Status der Buchungen, die Gesamtzahl Plätze der beiden Buchungen – in Klammern die ursprünglich bestellten sowie die aktuellen Plätze – angegeben.
Bild 4: Informationen über eine zusammengefasste Buchung
Ein Kunde, der über das WWW-Portal bestellt ohne Anmeldung als Stammkunde, wird jedesmal als neuer Kunde mit neuer Kundennummer und neuer Adresse eingetragen.
Die 2. Spalte ist nötig, da es auch mehr als zwei Buchungen eines Kunden geben kann und nur jeweils zwei Buchungen in einem Schritt zusammengafasst werden können.
